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¿Cita provisional o cita directa?
Cuándo conviene que la clínica confirme cada petición y cuándo tiene sentido sincronizar el calendario.
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Hay dos maneras de que una asistente virtual trate una petición de cita. Puede dejar la cita hecha, con la hora ya ocupada en la agenda, o puede registrar la petición y dejarla a la espera de que recepción confirme. Las dos son defendibles. La elección equivocada es la que se hace sin pensar.
Cita directa
La hora queda ocupada en el momento de la llamada. El paciente cuelga con la cita puesta y recibe la confirmación por mensaje.
Funciona bien cuando las consultas son homogéneas: una higiene bucal dura lo que dura, una revisión también. Si la agenda ya está organizada en bloques iguales, dejar pedir cita directamente no crea ningún problema y le ahorra a recepción todo el trabajo de confirmar.
Cita provisional
La llamada termina con una petición registrada, no con una cita. Recepción la ve por la mañana, confirma o propone otra hora, y solo entonces el paciente recibe la confirmación.
Tiene sentido cuando la duración depende del caso. Una primera consulta de ortodoncia no ocupa lo mismo que una revisión. En fisioterapia, la sesión depende de lo que haya prescrito el médico. En esas clínicas, dejar pedir cita a ciegas llena la agenda de consultas con el tiempo equivocado, y corregir eso da más trabajo que confirmar.
La pregunta no es cuál de las dos es mejor. Es si la duración de una consulta se sabe antes de hablar con la persona.
El coste escondido de cada una
La cita directa cuesta agenda mal ocupada cuando el caso no era el que parecía. La provisional cuesta tiempo de recepción y, sobre todo, cuesta pacientes: entre la petición y la confirmación hay una noche, y esa noche la persona puede pedir cita en otro sitio.
Por eso la cita provisional solo es segura si la clínica confirma pronto. Si la petición se queda dos días esperando, se pierde la ventaja de las dos opciones a la vez.
Lo que la mayoría acaba haciendo
Mezclar. Cita directa para los servicios de duración conocida, provisional para primeras consultas y para todo lo que necesite valoración. Es más trabajo al configurarlo una vez y menos trabajo todos los días.